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ファイルの整理と管理はフォルダー作成で簡単に

データーファイルをマイドキュメントにドンドンと放り込んでいて、ある日マイドキュメントを開いてみると・・・、ドワーッと無数の挿入された数にビックリなんて事が始まります。

このままでは何が必要でどれが削除可能なファイルなのか管理や整理出来ませんので、それぞれをグループ毎にまとめましょう。

又、マイドキュメントではなく画面上(つまり電源を入れた時に表示される初期画面)に作成したデータファイルが散りばめれれている状態で使用している場合も、ファイル名は探しやすいのですが初期起動時の立ち上がり時間に影響しますので、この祭ですから整理して管理をし易くしましょう。


【ショートカットアイコンの整理】

電源を入れた時に表示される初期画面で多くのアイコン(ショートカットやファイル)が表示されている方を見かけることがあります。

直に目的のアイコンをクリックして作業に移るには確かに便利だと思います。

しかし「忘れていませんか?」・・・、電源を入れた状態で表示される初期画面に表示される内容が多いという事は、それだけ読み込む時間が掛かるので立ち上がりが遅く、パソコンも冷えているので素早い動作に移るにはモタツクんです。

基本的には表示される内容が少なければ少ないほどレスポンスが早く立ち上がり時の時間も短縮されますし、これは通常使用時の背景画面も含めた総合的なパソコンの俊敏な動作にも影響してきます。

初期に電源を入れた状態では通常は画面の左側にアイコンが並んでいると思いますので、そのアイコンをよく観察して見てください。

アイコンの中には左下に小さな四角い矢印の入ったマークの付いた物が存在するはずです。

これが本来のデータに繋がるショートカットアイコンです。

画面上に散りばめてあると直に操作が出来て便利ではありますが、使わないのに存在するのは邪魔でしかありません。でも、せっかく在る物を削除して後で「しまった!」というのも・・・、ですから一つのフォルダにまとめて放り込んどきましょう。

画面上にWindows-XPの標準機能が作成した[使用していないショートカット]のアイコンがある場合には自動でそのアイコンに移動しているアイコンがあると思いますが、今回は強制的に画面の整理という事で・・・、使用するショートカットアイコンもどんどん移動します。(とは言うものの、どれくらい移動するかはあなたにお任せしますが・・・)

この整理作業には右クリックを使用します。

先に記述した[使用していないショートカット]のアイコンがある場合にはよいのですが、もし無い場合には作ってしまいましょう。

画面のアイコンの無い場所で右クリックして[新規作成][フォルダ]とクリックすれば新しいフォルダが画面に作成されます。

新しく出来たフォルダを右クリックして[名前の変更]で例として「ショートカット」等としておけば解り易いでしょう。

ショートカットアイコンを右クリックしたままでこのフォルダ上までドラッグして[ここに移動]をクリックすれば完了です。

ショートカットアイコン以外(あくまで自分が作成したデータファイルのアイコンで、例えばWordやExcelやCAD図面等ですよ)の物もグループ分けが出来るアイコンはこの方法でフォルダを作成して整理すると画面がスッキリします。

データの簡単な管理は先に記述していますので「ファイルに名前を付けて保存」をクリックして参考にしてください。


【マイドキュメントのファイル管理】

マイドキュメントにファイルが溢れている場合には関連するデータをまとめて管理がし易いように整理しましょう。

操作は先に述べた「ショートカットアイコンの整理」と同じ方法です。

マイドキュメントの枠内のアイコンの無い場所で右クリックして[新規作成][フォルダ]とクリックすれば新しいフォルダが画面に作成されます。

又、名前の変更やフォルダへのファイルの移動や画面上に表示されているデータアイコンのマイドキュメントフォルダへ移動する場合も同じ操作です。

関連するデータをグループ毎にフォルダに収納してしまえば管理が楽になります。


【使用する名前に注意】

画像や動画を保存する時の名前には注意が必要です。

この内容のファイルやフォルダを関連するソフトで編集しようとする場合に、使用するファイル名やフォルダ名には必ず英数半角(アルファベットと数字)だけで保存したほうが良いんです。

基本的に画像や動画のデータ保存先は「マイ ピクチャ」を選択になっているはずです。

この作成して保存されたデータファイルを後で使用しないのならば日本語でもOKです。

しかし、このデータファイルを加工するソフトがデータを探して確認する場合や、特にショッピングサイトにSHOPとして出品やオークションに出品する場合も含めて注意が必要で、大手のショッピングサイトのヘルプにも「アップロード時のエラーを回避するには、出来るだけ画像の保存してある名前を英数半角でお願いします」という類の記述がされています。

詳細説明は今回は省きますが、画像や動画のファイルやフォルダの名前は英数半角で「a~z」「0~9」を組合すだけの名前にするのがエラーの回避に繋がります。

尚、画像や動画を「マイ ピクチャ」に放り込んでいるとパソコンのメーカーによってエラーが出やすい現象が現れます。この場合には「マイ ドキュメント」フォルダの設定変更が必要ですので後日掲載いたします。

今回は初歩的な標準搭載されているWindows-XPの機能でどうにかしてファイルの管理を少しでも楽にするという内容で記述してきましたが、これ以上の操作は上級者でも変更部分に注意が必要ですので、私の下手な説明よりも丁寧な説明がされている後日掲載の参考書をお薦めします。

要望の多い「お気に入り」データの管理や受信メール内容の整理も後日の記述予定です。

又、このページにはあくまでパソコンが正常な状態での標準機能を使用した動作の改善を記述しましたが、購入してから一度もメンテナンスを行なっていない事が原因の動作異常や点検方法、画像やバナーの調整等についても簡単な作業方法を今後に記載していく予定ですのでご利用下さい。

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タグ : マイドキュメント ファイル フォルダ アイコン ショートカット

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